Lo que marcará el éxito de la organización de congresos dependerá de tus objetivos, claro está. Pero mientras tengas en tu cabeza como meta atraer asistentes, vender patrocinios y presentar un producto de calidad para todos, aquí te dejamos nuestros 10 tips para que lo logres con éxito.

1. Define el tema y hazlo seductor

El primer paso de cualquier congreso exitoso es elegir un tema y que el mismo quede claro desde el minuto cero. Será lo que marque todas las acciones de comunicación y lo que tus asistentes vendrán a buscar.

Y claro, la propuesta tiene que ser seductora, de otra forma asistirá solamente tu madre y amigos más cercanos.

Ya hemos escuchado miles de veces “VI Congreso Iberoamericano sobre cómo ponerle un nombre aburrido a un Congreso”.

En vez de esto, el nombre debe ser algo realmente atractivo, como un grito de guerra. Algo que tus asistentes tengan ganas de contarle a sus colegas.

Ponte en su lugar y pregúntate si tú asistirías a ese congreso.

2. Elije la fecha

Deberás decidirla en función de tus asistentes. Por ejemplo, si tus potenciales asistentes son trabajadores por cuenta ajena, entonces los días de semana es más posible contar con su asistencia.

¿El motivo?

No van a sacrificar sus fines de semana de tiempo personal para realizar actividades relacionadas con el trabajo. De la misma forma, los lunes generalmente son para ponerse al corriente con el trabajo, y los viernes la idea en sus cabezas será estar listos para el fin de semana.

Eso nos deja de martes a jueves como días ideales.

Por el contrario, si tu público son autónomos, dueños de empresas o emprendedores, difícilmente sacrifiquen su tiempo de trabajo para atender a convenciones o eventos de este tipo, entonces la opción del fin de semana tiene más color.

Otra cuestión a tener en cuenta son los días festivos y fechas de importancia por eventos particulares o temporadas. O sea, si vas a organizar el congreso “Prepárate para la temporada turística” en pleno agosto, vamos mal.

3. Determina un presupuesto

Sea cual sea la fuente de financiación de tu congreso deberás tener en claro desde el principio dónde gastarás dinero y dónde lo ganarás.

Haz una lista con los principales costos que puedes tener, como espacio, marketing, ponentes, catering, hoteles, transporte, equipo, etc.

En base a eso ya podrás definir si con la cantidad de asistentes que esperas y la entrada que ellos pueden pagar (si es que pagan una) puedes cubrir parte o la totalidad de los costos.

Y a eso súmale los patrocinadores que pueden aportar a tu proyecto.

Pero antes de que saques papel y lápiz espera al último tip que puede darte un nuevo aire con respecto a tus números.

4. Elije los ponentes de tu convención

Es tan fundamental que casi podría ser excluido de la lista por obviedad.

La organización de congresos requiere mucho trabajo de investigación para encontrar los mejores oradores sobre la materia. Encuentra los más representativos, habla con gente que haya asistido a sus conferencias, mira vídeos en internet, los comentarios que sus seguidores dejan, encuentra todo lo que más puedas sobre ellos.

Una vez que tengas los ideales, busca uno que no se te cruzaría por la mente. El factor disruptivo, la novedad. 

Entre tanto hablar del mismo tema con especialistas dándole al mismo clavo por horas, una nueva mirada en el escenario es bienvenida como agua de mayo, y muchas veces algo muy recordado.

Claro, tiene que ser algo que de alguna forma se conecte con el tema original.

Por ejemplo, en un congreso sobre restauración (donde ya una decena de expertos en el tema hizo su presentación sobre técnicas de venta, gestión del personal, ambientación de la sala, etc) un disertante especializado en técnicas de comunicación con niños puede resultar algo interesante.

Ahora, cuando sean profesionales con reputación en su área probablemente tendrán una lista de seguidores. Asegurate de crear material y facilitárselo para que ellos también sean promotores de tu evento.

Y lo promocionarán por un simple motivo.

Es publicidad para ellos también. El simple hecho de que ser considerados para exponer sobre sus conocimientos aumenta su valor como profesionales y les da credibilidad como prueba social.

5. Marketing

Al fin y al cabo todas las acciones que realices en la organización de congresos estarán ligadas al marketing. Pero una vez que tengas el producto formado debes poner en marcha una de sus patas fundamentales: la comunicación.

Web, Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, publicidad en medios convencionales, notas de prensa, etc. Todo dependerá de los lugares donde interactúe tu público objetivo.

Te recomendamos, sobre todo en este punto, buscar ayuda profesional. Puedes diseñar el mejor congreso del mundo, pero si no llega a oídos de la gente con un mensaje atractivo y eficaz, entonces quedará archivado en el cajón de los fracasos.

Don Draper de Mad Men no vendría nada mal para la tarea.

Puedes leer más sobre esto en ¿Cómo aumentar la participación en Congresos Online?

6. Céntrate en la experiencia de los asistentes

Por más que tengas una asistencia del 100% y alcances los objetivos planteados, serán tus asistentes quienes te den un pulgar hacia arriba o abajo.

Y si quieres volver a organizar nuevamente un congreso el año siguiente esto será fundamental.

Recuerda que son personas con necesidades, que se cansan, que fuman, que se aburren, que se distraen, que tienen que ir al baño. Determina tiempos de dispersión, aire entre los oradores, crea espacios en los que puedan interactuar (no olvides que el networking es algo muy buscado en estas clases de eventos).

En fin, ten en cuenta los intereses de tus asistentes más allá de las disertaciones en sí.

7. Diseña el programa con inteligencia

Seguramente tendrás un ranking con el orden de tus oradores de más a menos “valiosos”. Y claro está que la estrella será la encargada del cierre.

Pero hay otras cosas a tener en cuenta.

Después del horario de comida la gente vuelve a la sala con más ganas de dormir que de escuchar. Por eso tus oradores más enérgicos deberían ir en este momento para inyectar esas ganas de seguir atendiendo que se quedaron en la cafetería.

Utiliza los disertantes más reconocidos para atraer a los oyentes a los menos conocidos.

Esto sucederá sobre todo si estás organizando un congreso en el que esperas una gran concurrencia y donde las misma viene y va. Si sabes que uno de tus oradores atraerá mucho público entonces pon uno poco conocido justo antes y muy posiblemente logre ser escuchado por los asistentes de la próxima disertación.

8. Documenta tu congreso

Si quieres volver a organizar el mismo congreso el año siguiente, o utilizar sus resultados para promoción de tu marca, es de gran importancia que cuentes con un equipo para sacar fotografías, grabar comentarios de los asistentes, o tantas acciones que muestren lo importante que ha sido para todos la celebración del congreso.

9. Seduce a los patrocinadores

Claro, serán otra fuente importante de ingresos siempre que les presentes una audiencia que sea compatible con su producto y en una cantidad que pueda resultarle en buenos negocios.

Por eso, para lograr romper las barreras que limitan tu congreso, conseguir más asistentes y aumentar así los ingresos por tickets y patrocinios, entonces hay otra cosa que debes tener en cuenta y te la explicamos en el siguiente tip.

10. Multiplica las posibilidades de tu congreso en el mundo digital

La digitalización de los congresos son una excelente forma de aumentar la visibilidad de tu evento y por lo tanto la rentabilidad del mismo.

¿Cómo?

Tendrás la posibilidad de llegar a muchas más personas en todo el mundo que solamente necesitan comprar la entrada (si es que deben pagar una) y hacerse un hueco en sus agendas…

O no.

Porque también podrás grabar las ponencias para quien quiera verlas en otro momento. Y esto te dará muchas posibilidades al momento de decidir estrategias de precios y suscripciones.

Además, tener un mayor alcance, internacional si quieres, será algo de mucho interés para tus patrocinadores. Otra forma de aumentar los ingresos.

En Congresos Digitales nos dedicamos a organizar todos los aspectos de tu congreso digital. Ya sea que quieres extender las posibilidades de tu congreso presencial o la plataforma de tu congreso será 100% virtual.

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