Transmitir congresos online es una tarea algo complicada de diseñar, pero las ventajas de llevar al mundo digital a esta clase de eventos es gigante. Ya sea porque busques aumentar el número de asistentes, crear membresías, o generar más ingresos por parte de los patrocinadores, las siguiente guía rápida puede darte muchas pistas para comenzar la investigación y encontrar las mejores herramientas para ti.

A ello.

Sitio Web de tu Congreso Online

Cuando hablamos de estrategias online tenemos que definir al sitio web como la base de operaciones de tu congreso digital. La gran mayoría de las acciones que realices tendrán el objetivo de dirigir el tráfico (o sea, los interesados) a un sitio web exclusivo del mismo.

Puede ser una sección dentro de la web de tu negocio, pero lo más recomendado es crear un dominio exclusivo del congreso. De esta forma, el mismo toma una magnitud superior a la de un negocio.

Y tiene sentido.

Estamos hablando de enseñanza, transmisión de conocimiento, un acto que va mucho más allá que un negocio en particular, y así debe ser percibido.

Las plataformas, o CMS (sistema de administración de contenidos por sus siglas en inglés) más conocidas y que ofrecen más posibilidades son:

WordPress

La número uno a nivel mundial. Gran cantidad de sitios webs de todo el mundo utilizan esta plataforma por su versatilidad de uso, sin necesidad de saber de programación.

Tiene una versión gratuita y otra de pago.

Wix

Es un sistema mucho más simplificado que WordPress, pero que al mismo tiempo tiene sus limitaciones. Para tener un sitio web rápido y fácil, es recomendable.

ClickFunnels

Se introdujo al mercado de los sistemas de administración de contenidos hace no mucho tiempo. 

Ofrece muchas facilidades de uso y tiene una característica que lo convierte en un buen aliado: como su nombre lo indica, es una herramienta 100% pensada para la gestión de Funnels o embudos de venta. O sea, el camino que realizará un congresista desde “no tengo idea que hacer el jueves” a “este jueves no me puedo perder el congreso”.

Email Marketing

El email marketing es una de las formas más rentables de comunicación. A diferencia de la publicidad, donde el receptor entiende que es otra persona más que está recibiendo el mensaje, el correo tiene un componente personal. 

O sea, quien recibe una comunicación a través de este medio inmediatamente asocia que el emisor intencionalmente se puso en contacto con él de forma directa, aún sabiendo que con seguridad ese mismo correo fue enviado a una gran lista.

Entonces, cada vez que un receptor abre uno de tus correos te permite acercarte un poco más y entablar una conversación más cercana.

Y si diseñas el mensaje de forma adecuada, entendiendo qué es lo que siente, busca y necesita el prospecto, entonces puedes lograr grandes cosas.

Las herramientas más útiles y conocidas para realizar esta tarea son:

Mailchimp

Get Response

ActiveCampaign

Hubspot

Si, todas esas y muchísimas más para crear y enviar emails a tus listas de contactos. Para elegir la más adecuada para tu congreso online te recomendamos tener en cuenta: 

Cantidad de contactos. Ya que se pagan por segmentos de cantidades de suscriptores. Algunas de ellas ofrecen versiones gratuitas para “pocos contactos”.

Integraciones. Tendiendo en cuenta todas las herramientas que utilizarás tienes que ver cuáles son compatibles entre sí y cuáles no, y así no necesitar de terceras herramientas para conectarlas. 

En el caso de que eso suceda, Zapier es una herramienta muy versátil para solucionar esta tarea.

Comunicación de congresos online

Los interesados por el contenido de tu congreso digital están por todos lados, tanto en el plano internacional como al lado de tu casa. Con una correcta estrategia puedes encontrarlos y poner frente a ellos la posibilidad de asistir al evento, sin moverse de la comodidad de sus casas.

Algunas herramientas muy útiles para realizar esta tarea son:

Google AdsAdsense

YouTube

Facebook

Instagram

LinkedIn

El funcionamiento en todas ellas es similar. Creas el mensaje adaptado a cada medio, seleccionas el segmento y play…

Bueno, tan simple no es. Pero las posibilidades que ofrece son inmensas y a un precio muy inferior a los medios tradicionales, con la posibilidad de llegar a segmentos muy afines con tu producto.

Venta de entradas

Llegamos a la taquilla, muchas veces uno de los sitios más interesantes para los organizadores de congresos y, al mismo tiempo, muy sensible.

Dependiendo de las otras herramientas que utilices, deberás decidir qué plataforma se adapta mejor las necesidades de tu evento virtual.

Por ejemplo: 

Si es con asistencia gratuita, entonces simplemente puedes pedirle a tus congresistas que completen un formulario en tu web y almacenar la información en tu servicio de email marketing. Luego puedes enviarles recordatorios del evento y así asegurar su participación (y ganar un contacto en tu lista, claro).

Si en cambio los asistentes deben pagar una entrada, deberás contar con una plataforma que te permita gestionar estos pagos, almacenar el contacto y darle acceso a las ponencias.

Algunas de ellas son:

Eventbrite

Universe

Ticketmaster

Y hablando del acceso dependerá de la plataforma que utilices para su transmisión.

Transmisión de tu evento online

Llega el gran día, los congresistas están detrás de su ordenador listos para recibir la tan valiosa formación y entonces tienes que comenzar con el evento. Entre las herramientas que hay para realizar esta tarea tenemos gratuitas y de pago, y claramente dependerá de la cantidad de gente que esperas.

Entre ellas puedes encontrar:

Google Meet

YouTube Live

Facebook Live

Instagram Live

Zoom

XSplit Free

Bambuser

Networking de congresos online

A no olvidarse de este detalle. Uno de los principales motivos que lleva a la gente a asistir a esta clase de eventos es la posibilidad de contactar otras personas. Por eso las herramientas que posibilitan hacer networking no deben faltar.

Una primera idea para resolver esto es crear grupos de Whatsaap, pero vamos, que hay herramientas con muchas más posibilidades.

Por ejemplo, algo que pueden valorar mucho los congresistas es tener los mensajes ordenados por categoría, así cada uno de ellos puede participar en solamente lo que le interesa.

Estas aplicaciones permiten hacer esto.

Slack

Chanty

Otras herramientas fundamentales para transmitir congresos online

Un equipo.

Muchas veces la transmisión de un congreso online puede ser una tarea titánica, dependiendo de la magnitud y el formato del evento que tengas en mente, claro. Por eso nuestra recomendación es que, para ganar tiempo y asegurarte de los resultados, contrates un equipo adecuado para realizar estas tareas, como diseñadores web, copywriters, marketers, organizadores de eventos, etc. (además de los ponentes, claro).

La buena noticia es que en Congresos Digitales nos encargamos de hacer todas estas tareas para ti, y así multiplicar la visibilidad y rentabilidad del mismo.

Además, contamos con herramientas que simplifican la gestión de tu congreso para aumentar las posibilidades de éxito.

Puedes leer más en nuestro sitio web

Si aún no estás seguro de llevar tu congreso online te recomendamos leer “Congresos virtuales: 6 razones por las que serán tendencia”.