Los Congresos Virtuales son lugares on line en los que se concentran entrevistas de un sector del conocimiento.

En los últimos años los Congresos, Seminarios, Jornadas y otros formatos de eventos, ya no son solo presenciales. Incluso, pueden prescindir de ponentes y congresistas presenciales.

La organización de congresos es fundamental para las empresas. En ellos se pueden  debatir asuntos de interés, dar a conocer novedades o transmitir la ética empresarial.

La localización de sedes empresariales en distintas partes del mundo está imponiendo la implementación del formato digital de estos eventos.

La tecnología de la información y la globalización de los mercados, se conjugan para que los Congresos Virtuales sean cada vez más necesarios.

Los Congresos Virtuales permiten la asistencia de aquellos interesados en participar de eventos de alto nivel, sin tener que desplazarse. Y, tanto organizadores como congresistas pueden contar con la presencia de exponentes de nivel internacional sin obligarlos a modificar su nutrida agenda.

Los congresos en línea son una alternativa más económica, permitiendo maximizar su difusión a niveles inimaginables en tiempo y espacio.

Esto no quiere decir que el Congreso presencial esté en desuso. Solo que la tecnología de la información se presenta como un aliado fundamental al que no conviene dejar de lado.

Se podría objetar que impiden la interacción física entre ponentes y congresistas. Y es verdad. La emoción de haber hablado con quien uno considera su mentor, haber apretado su mano o tomarse una foto, es irremplazable. Y al menos por ahora, esa sensación no es posible reemplazarla. Pero el asistente virtual igual puede hacer preguntas a los expositores o, incluso, entrar en relación con los congresistas presenciales.

Ya vamos a detallar paso a paso estas afirmaciones… ¿Nos acompañan?

Ventajas de los Congresos Virtuales

1- Facilitan la presencia de ponentes internacionales

Los sistemas tecnológicos actuales permiten crear un Congreso totalmente on line. Un sitio bien iluminado y sonorizado, los instrumentos necesarios y  ¡el mundo en una pantalla digital!

Puede ser muy útil cuando se busca reunir a personalidades de una misma temática dispersos por varios lugares. Es posible unirlos bajo un mismo objetivo y hasta permitir que interactúen entre ellos, desde donde se encuentran.

Para el expositor supone una ventaja, porque le permite desarrollar sus ponencias desde un sitio familiar, más cómodo y relajado. Obtiene presencia y visibilidad sin moverse de su casa o lugar de trabajo. Tiene la posibilidad de hablar de los valores que aporta su producto, servicio o modalidad de trabajo. Da a conocer o solidifica su marca de empresa o profesional. Y puede ganar en ventas antes, durante y después del evento.

2 – Permiten la presentación de tecnologías imposibles de transportar

En disciplinas que reportan cambios rápidos, el poder intercambiar información on line es muy útil para técnicos y profesionales. Se pueden presentar dispositivos que, por su tamaño, sería imposible mostrar en un evento presencial.

Los profesionales médicos, por ejemplo, pueden dar a conocer novedades tecnológicas o nuevos métodos, en vivo. Esto transforma un Congreso Médico local en un evento internacional donde puedan participar profesionales y estudiantes de todo el mundo.

3- Posibilitan la asistencia de más congresistas

Los Congresos Virtuales o eventos que incluyan esta modalidad integrada, permiten la asistencia de una mayor afluencia de participantes.

El organizador gana congresistas, pudiendo ampliar la difusión de los objetivos del evento y logrando un beneficio económico adicional.

Para el congresista supone también un valor adicional porque puede acceder a contenidos únicos, de su interés y sin desplazarse. Se nutre con los diferentes puntos de vista aportados por numerosos especialistas, lo que agrega la riqueza de la diversidad.

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Puede escuchar cada ponencia a su ritmo y en un espacio tranquilo. Y la conexión on line le permite hacer preguntas o participar de las promociones que se ofrezcan durante el evento.

4 – Incrementan la difusión de una marca

La tecnología de las comunicaciones y el marketing digital, permiten ampliar la difusión, acortando los tiempos y maximizando su alcance.  

Las redes sociales posibilitan la segmentación adecuada de los potenciales interesados. El email marketing acerca la información de los contenidos a más personas. Y permite un seguimiento inteligente hasta alcanzar el objetivo final de la participación, ya sea presencial o virtual.

Lluvia de ideas

Instrumentos como el chat en línea, facilitan al usuario una conexión remota más cercana y amable.

5 – Suponen un gran ahorro económico para los organizadores

Los gastos de alquiler de salón pueden reducirse al mínimo si se tratase de un evento totalmente virtual, o minimizarse.

Se pueden evitar los gastos de traslado de los expositores internacionales, su estancia, desplazamientos y actividades adicionales.

Se reducen o eliminan, según el caso, los gastos de catering.

6 – No invalidan la venta de productos o servicios

En los Congresos Virtuales, la venta de productos, tanto propios como de los patrocinadores interesados, igualmente pueden ser ofrecidos. En un congreso que reúna ambas características, la plataforma digital permite que las ventas puedan seguir realizándose después de concluido.

7 – Se pueden transmitir en tiempo real

La transmisión del evento se puede disfrutar en línea o de forma diferida. Así los asistentes virtuales pueden adaptar su participación a los horarios que les sean más convenientes.

Los ponentes virtuales, por su parte, tendrán la posibilidad de elegir el mejor momento para exponer, dentro del horario y de los días que dure el evento.

Ofrecer todas estas posibilidades de acceso y participación otorga un valor agregado a la marca organizadora. Y esto es percibido tanto por el ponente como el congresista, como un beneficio y ventaja que otorga la empresa.

8 – El idioma no es un impedimento

El idioma no es más un inconveniente para la participación en un evento bien organizado. La traducción simultánea de los expositores a todos los idiomas que figuran como participantes convierte un evento local en uno internacional.

Lo mismo sucede con las herramientas utilizadas para la difusión de los contenidos antes, durante y después del evento.

Actualmente, la barrera del idioma no es una traba ni para viajar a los lugares más exóticos del planeta. La aparición de audífonos traductores, permite convertir nuestro idioma a muchos otros.

Esperamos que esta información haya sido de utilidad.

Sobre Congresos Digitales

Congresos Digitales pertenece al Grupo Bodegas Mezquita. Contamos con más de 20 años de experiencia en la gestión y explotación de proyectos de Internet: Miplato.es, ecommerce a nivel nacional de venta de comida casera a domicilio o Metodogas.com, servicio de consultoría profesional para el sector de la hostelería.
También somos socios estratégicos de Barradeideas.

Con la experiencia obtenida con la organización del Congreso Digital Restaurantes Felices, en 2018, con la participación de 26 ponentes, 1100 inscritos y 15.000 visualizaciones, podemos afirmar que nuestra metodología funciona.

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