En muchas ocasiones conseguir patrocinadores para eventos es un paso que marca la diferencia entre el éxito o el fracaso del mismo.

Claro que esto dependerá de la importancia que tenga el patrocinador con respecto a la totalidad de la financiación del evento, pero a fines prácticos vamos a suponer que son importantes.

Muy importantes.

En esta mini guía podrás ver los 6 pasos a seguir para lograr la atención de los patrocinadores y así poder financiar tu evento.

1. Definir un presupuesto para conseguir patrocinadores

Antes de comenzar tienes que tener esto claro. Los esfuerzos que deberás realizar para conseguir patrocinadores serán inversamente proporcionales al reconocimiento de tu marca.

Lo que queremos decir es que si Facebook realiza un evento no tendrá que realizar grandes esfuerzos en contar quienes son. Simplemente tendrán que centrar su trabajo en la descripción del evento y probablemente los patrocinadores lleguen atraídos por el mismo.

En cambio, si quien organiza es una empresa poco reconocida, entonces además de la completa descripción del evento tendrá que realizar un gran esfuerzo para comunicar el “sobre nosotros” para que su autoridad sea reconocida y así aumentar la posibilidad de recibir una propuesta de patrocinio.

Un dato a tener en cuenta: La sección “Sobre nosotros” de una web es una de las más visitadas antes de realizar una compra. Lo que significa que el producto es tan importante como quien lo comercializa.

O sea, una parte de tu presupuesto (suponiendo que no eres Facebook) deberá destinarse a la captación de patrocinadores, y esto puede significar contratación de:

  • Copywriters
  • Diseñadores
  • Comerciales
  • Traffickers
  • Etc.

2. Buscar a las empresas que pueden estar interesadas en patrocinar tu evento

Uno de los primeros pasos en cualquier estrategia de marketing. Si no tenemos claro a quiénes nos vamos a dirigir y cuales son sus intereses entonces difícilmente logremos atraer su atención.

Esta tarea se puede hacer de dos formas diferentes:

Buscar patrocinadores afines con la temática del evento y sus posibles asistentes. Teniendo esto en mente, podemos comenzar a buscar diferentes empresas u organizaciones que puedan tener interés en comunicar a nuestro segmento y de alguna forma se relacionen con la temática del evento (aunque esta última parte no es excluyente).

Ingeniería inversa. Esta tarea puede ahorrarte mucho tiempo y trabajo. Consiste en realizar una investigación sobre diferentes eventos relacionados con tu temática o en el que un segmento similar al de tu evento haya participado y encontrar las empresas que los hayan patrocinado.

Por lo general las empresas utilizan diferentes estrategias para lograr sus objetivos, y el hecho de que hayan participado en otros eventos ya nos dice que cuentan con un presupuesto destinado para este tipo de actividades.

Es más. Si sigues tirando del hilo hasta puedes encontrar a la persona indicada a la que debes dirigirte cuando te comuniques con la empresa para ofrecer el patrocinio de tu evento mientras realizas esta tarea, y ya te vamos a contar por qué esto es muy importante.

¡A tener en cuenta!

Muchas empresas definen sus presupuestos de comunicación o acciones comerciales en un momento determinado del año, y si el patrocinio de eventos es una actividad que realizan de forma habitual, entonces ya tendrán gran parte de ese presupuesto destinado.

Entonces, debemos hacer todas estas tareas con mucha anticipación para poder entrar en los planes de los patrocinadores y no quedarnos fuera porque su presupuesto ya tiene destino en eventos similares, u otras acciones.

3. Buscar al contacto que decide sobre patrocinios

Tener identificada a la persona que debemos contactar en una organización es tan importante como la organización en sí. Puedes diseñar el congreso más atractivo del mundo para los patrocinadores, pero si a la hora de comunicar lo haces a través de correo electrónico y lo envías a una casilla general (como la de info@aestonololeenadie.com) hay grandes posibilidades de que tu mensaje no llegue a destino o sea ignorado.

Y esto tiene una explicación muy sencilla.

Si no tienes la capacidad de hacer llegar tu mensaje a la persona indicada, entonces tu capacidad de crear un evento y comunicar el mismo será puesta en duda.

Patrocinadores para eventos

Una herramienta de gran utilidad para lograr esta tarea es LinkedIn. Puedes utilizarla para encontrar a esa persona con la que te quieres comunicar. Una vez que la identificas (si no obtienes su dirección) puedes llamar a la empresa y preguntar por esa persona, que será muy diferente a llamar y preguntar por “el jefe de marketing”.

Pero aún no lo hagas. Ten definidos a los contactos, piensa en sus intereses, si participaron en otros eventos y de qué forma y continúa con la siguiente tarea.

4. Crear paquetes de patrocinios

Bien, ya tienes en mente a los posibles candidatos que participarán en tu congreso, ahora es momento de definir una propuesta atractiva para ellos. Para empezar debes crear paquetes describiendo TODO lo que el patrocinio incluirá. Esto corresponde al diseño del producto.

Por ejemplo, patrocinador ORO incluye:

Posición central en los soportes de difusión del evento.

Rotación en las pantallas detrás de las exposiciones (si es un congreso, claro)

Impresión en los materiales a entregar, etc.

3.000 €.

Realiza el mismo trabajo con cada tipo de patrocinio, que puede ser PLATA, BRONCE o lo que se te ocurra.

Recuerda que mientras más detalle puedas entregar será mejor para que el interesado pueda proyectar la imagen de su marca en los diferentes soportes, o sea, si tienes la posibilidad de enviar el diseño de los materiales indicando dónde se insertaría su imagen, mejor todavía.

5. Diseña el mensaje que atraerá a los patrocinadores de eventos

Es hora de mezclar toda la información que tenemos hasta ahora y crear el mensaje para que nuestros potenciales interesados se conviertan efectivamente en patrocinadores del evento.

Un aspecto fundamental a tener en cuenta es convertir todas las características de tu evento en beneficios para tu patrocinador. O sea, cambiar el “nuestro evento ofrece…” por “tu marca se beneficiará con…”.

Por ejemplo:

“Esperamos más de mil asistentes” debes reemplazarlo por “coloca tu mensaje frente a más de mil potenciales clientes”.

Esta etapa es muy sensible. Recuerda que solamente tendrás un par de oportunidades de llegar a la persona que tomará la decisión y por eso el mensaje debe ser atractivo y conciso, por eso recomendamos contratar a profesionales de la comunicación para la tarea.

6. Ejecutar el plan para conseguir patrocinadores

Queda la parte emocionante. Darle a “play” y evaluar los resultados de nuestras acciones.

Puedes ir implementando de forma paulatina, corregir y acomodar tu estrategia en base a los resultados que vas obteniendo.

Esperamos que esta sencilla lista sea de utilidad para buscar patrocinadores y recuerda que en Congresos Digitales nos encargamos de realizar esta tarea y lograr que tu congreso multiplique sus resultados a través de diferentes acciones que puedes ver visitando nuestra web.